3. 处理订单

◀ 目录

订单是如何进入系统的？

• 从平台自动进入（最常见）——在您连接店铺后，客户在平台下单后订单会自动进入 Inkica，您无需做任何操作。
• 手动创建——进入 创建订单，依次完成 4 个步骤：商品（选择您之前创建的产品）→ 配送（客户地址、配送方式）→ 确认（核对）→ 付款，然后点击 支付。
• 通过 Excel 文件一次导入多个订单——详见下文。

寄往美国的订单可以选择快速发货（优先/特快）——见快速发货。

💰 只有当您点击 支付（手动创建的订单）、点击 履约（来自平台的订单）或导入完成时才会扣款——在此之前不会有任何损失。如果订单之后被取消，款项会自动退回钱包。

保存草稿并稍后继续

手动创建订单时如果还没完成，您可以在任意步骤点击 保存草稿——订单会被保存下来，不会扣款，也不会发送到任何地方。

草稿订单会出现在 订单 列表中，带有 草稿 标签。点击该订单 → 继续 即可接着编辑，不需要时可点击 删除草稿。

为每一行选择印刷位置并查看价格

添加到订单中的每个产品都自带该产品的设计图。如果想让本订单的印刷有所不同（例如只印正面，不印袖子），请点击该行的 编辑设计：

• 点击 上传 可更换某个位置的图片，或点击图片上红色的 × 来移除该位置 → 应用。
• 被移除的位置不会印刷，也不收费。
• 如果同一个产品需要不同的印刷方式（例如一件只印正面，另一件印正面 + 背面）——点击 复制商品 复制该行，然后分别修改每一行。

每一行下方都有详细的价格明细，例如 “价格含正面 $14.00 + 背面 $6.00 = $20.00/件”——价格已包含 1 个印刷位，再加上每个额外印刷位的费用（见价格如何计算）。付款 步骤中的金额正好等于各行金额之和加上运费——这也是从钱包扣除的金额。

⚠️ T 恤/连帽衫需要在正面或背面有设计图（只印袖子是不够的），而且印肩部时，对应的那一面必须有设计（后肩需要背面）。缺少时，系统会在您点击 支付 时报错——此时尚未扣款，请返回 编辑设计 修改。

一个订单只付一次运费

如果订单中的产品由多个工厂制作，系统会自动拆分成多个包裹（订单号会加上后缀 -F1、-F2……）。付款前，您会看到 分 N 个包裹发货 的提示（手动创建以及 Excel 文件预览步骤中都会显示）：客户会收到 N 个包裹，各有独立的 tracking 单号，您会看到每个包裹对应一个订单（在列表和订单详情中带有 包裹 i / N 标签）。即便如此，您只需支付 1 笔运费，即 付款 步骤中显示的金额，这笔费用会分摊到各个包裹；合计金额正好等于已付款的金额。自行负责运输的订单（self-ship）以及由 TikTok 发货的 TikTok 订单（TSS）永远不会被拆分。

通过 Excel 导入多个订单

进入 订单 列表，点击 导入 XLSX——会打开独立的页面 从 Excel 导入订单（不再是以前的弹窗）。预览、修正错误、添加/删除产品等所有操作都在此页面完成，每次修改后无需重新上传文件。

第 1 步——准备文件

文件中的每一行是某个订单中的 1 个产品（1 个订单有多个产品时，在多行中重复填写订单号）。必填列：order_id, sku, quantity, customer_name, customer_phone, address1, city, state, zip。如果还没有模板文件，请直接在导入页面点击 下载模板，获取正确的列名和一行示例。

• sku 必须是 Inkica 的内部产品编码（见产品目录或您已创建的产品）——不是平台上的产品编码。
• 每一行至少需要有 1 张设计图（design_front、design_back、design_sleeve_l……——填写图片 URL）。全部缺失将被拦截，见下文“缺少设计”一节。
• 如果您已有完整的效果图想一并提交，也可以填写 mockup_front、mockup_back……。对于系统无法自动生成效果图的产品（例如各类首饰），有设计图的位置必须填写效果图列，否则该行会报错 design without a mockup。
• 图片链接（设计图/效果图）必须直接指向图片文件——分享页面链接（Google Drive、Dropbox……）会收到警告。如果指向 Inkica CDN 上的图片但文件已被删除，导入会被拦截；如果是 Inkica CDN 的链接但图片不在您的 素材 库中，则只会收到警告。
• 文件限制： 只接受 .xlsx，最大 5MB，每次最多 500 个订单（2000 行）；quantity 为 1 到 999。order_id 含有重音符号/非 ASCII 字符会报错，含有空格会给出警告。
• 州/省列： 对于美国订单，填写 2 位代码（NY）或全名（New York）均可——系统会自动转换为代码。

第 2 步——上传文件，立即查看结果

将文件拖放到框内，或点击 选择文件。系统读取文件后会立即显示预览表格——尚未创建真实订单，也不会扣款——并显示**有效（valid）和无效（invalid）**的订单数量，以及导入全部有效订单时的总费用。

任何拼写错误或不存在的列名会显示橙色警告 “以下无法识别的列将被忽略”——该列会被完全忽略，请检查文件中的列名。

第 3 步——直接在页面上修正错误（无需修改文件再重新上传）

对于报错的订单，点击 修正订单（想进一步调整有效订单时，点击 编辑订单），即可打开就地编辑框：

• 修改配送信息（姓名、电话、地址、州、ZIP……）。
• 对订单中的每个产品：更改尺码/颜色、修改数量，或者如果 SKU 输错/不存在，点击 选择商品 重新找到正确的产品——在搜索框中输入产品名称或编码，向下滚动可加载更多结果。
• 想直接向订单中添加一个新产品（文件缺少该行）时，点击 + 添加商品，然后按上述方式选择产品。
• 不再需要的产品，点击角落的垃圾桶图标删除（订单至少要保留 1 个产品）。
• 想更改某个产品的印刷位置时，展开该产品下方的 “N 个印刷位置” 栏：移除设计 / 移除效果图 用于移除某个位置，添加设计 / 添加效果图 用于添加。重新检查后，产品价格和订单总额会随之更新。

修改完成后，点击 保存并重新检查——系统会保存并立即重新检查，无需离开页面。

任何不想再导入的订单（包括有错误的订单），点击表格 操作 列中的垃圾桶图标（从本次导入中移除订单）——该订单会从本次导入中移除，其余订单正常导入。

✅ 您在预览页面上修改或移除的内容就是最终导入的内容——无需再修改原始文件。已移除的订单不会被创建；已修改的订单会严格按修改后的版本创建，扣款金额正是 总费用 中显示的数字。

缺少设计

文件中在任何印刷位置都没有设计图的产品，会在预览表格中被标记为 “无设计”，并在该产品下显示红色错误提示——整个订单会被拦截，无法导入，直到修正为止。进入 修正订单，点击印刷位置（正面、背面……）来 添加设计（如果您提交的是完整效果图而不是原始设计文件，则点击 添加效果图），然后 保存并重新检查。

⚠️ 只有效果图不算有设计。 mockup_front/mockup_back…… 列仅用于额外附上完整效果图——系统仍需要 design_* 列中至少有 1 张图片才允许导入。

有些问题只是警告（Warning），不会阻止导入——例如电话号码格式不正确，或产品尚无专属价格表而暂按通用价格计算。带有警告的订单仍会列入有效订单并正常导入，只是以橙色显示，提醒您多加留意。

第 4 步——正式导入

订单有效后，页面底部始终会在 导入 N 个订单 按钮旁显示 总费用 和 钱包余额。余额充足时点击该按钮即可创建真实订单、扣款并自动选择工厂。钱包余额不足时，按钮会变为 余额不足，并附带快捷入口 前往钱包 供您充值。

第 5 步——结果

点击导入后，系统会立即显示 导入完成（如果有部分订单中途失败则显示 导入部分失败），并附上：已创建的订单数、因已存在而被跳过的订单数，以及钱包中实际扣除的金额。该金额有时会与预览步骤的总费用略有差异（通常是因为重新计算了运费）——如有差异，系统会明确说明，不会悄悄扣款。

如果有少数订单在正式导入时出错（很少见，例如与同时运行的另一次导入订单号重复）——这些订单不会被扣款，只有创建成功的订单才会扣款。修正文件后原样再次上传，之前已创建的订单会被自动跳过，不会重复创建。

点击 查看订单 可立即在订单列表中查看刚创建的订单。

重新导入同一个旧文件（只改了几行）不会产生重复订单——之前已创建的订单会被自动跳过（显示在“已导入 — 将跳过”一栏中）。

为订单匹配产品（如有需要）

订单中的每件商品都需要匹配到您已创建的 1 个产品。如果该 SKU 之前匹配过，系统会自动完成。如果是新的 SKU，订单会显示 “未匹配” 标记——进入订单详情，为它选择正确的产品。此后该 SKU 就会自动匹配。

在产品匹配框中，每个印刷位置（正面、背面、左袖……）名称旁都会直接显示印刷区域的尺寸——例如 30 × 40 cm。请据此在上传前按正确的尺寸准备设计文件。暂无尺寸的位置则留空。

⚠️ 订单中还有未匹配的产品时，运营团队无法将其发送给工厂。

查看和修改已匹配的 SKU（店铺的“映射”标签页）

某个店铺所有已匹配的 SKU 都在店铺详情 → 映射 标签页中，按平台上的 listing 分组（1 个 TikTok Shop 产品 / 1 个 Etsy listing / 1 个 eBay item 为一行）：

• 每一行 listing 显示图片、名称和 listing ID、该 listing 的各个 SKU 当前匹配到的 Inkica 产品，以及 SKU 数量。点击该行可展开 SKU 列表：规格（客户在平台上选择的尺码 · 颜色）→ Inkica 规格（Inkica 将要印刷的尺码 · 颜色）、Inkica SKU 以及进行中的订单数。全部展开 / 全部收起 可展开或收起所有行。
• 搜索框可按 SKU、listing 名称或 ID、产品名称、Inkica SKU 搜索。
• 筛选器（仅当存在属于该组的 SKU 时才显示）：
  • 需处理——SKU 匹配到了已被删除的产品，需要重新匹配。
  • 尺码不一致——客户在平台上选择的尺码与 Inkica 将要印刷的尺码不同，例如客户选的是 XXL 但实际印刷的是 XL。这几乎可以肯定是匹配错误——请立即检查，避免印错尺码。系统能识别同一尺码的不同写法（XXL = 2XL、X-Large = XL……），且不比较颜色，因为每个店铺的颜色命名各不相同。
  • 有进行中订单——SKU 有尚未发出的订单。
• 对于每个 SKU：重新映射 可改为匹配其他产品/尺码/颜色（之后的订单使用新的映射），垃圾桶图标用于取消匹配。需要修改的 SKU（未匹配或尺码不一致）会被标色，并直接显示 重新映射 按钮。
• listing 行末的 ⋮ 菜单：
  • 在平台上查看——在平台上打开该 listing（目前仅 Etsy 提供）。
  • 打开 Inkica 产品——打开该 listing 当前匹配到的产品详情页。
  • 删除全部映射——一次性取消该 listing 所有 SKU 的匹配，适用于 listing 已从平台下架的情况。

取消匹配不影响已进入系统的订单——这些订单保持原有设计。只有该 SKU 的新订单需要重新匹配。

发送给工厂前修改订单

只要订单尚未发送给工厂，您仍然可以在订单详情中修改以下内容：

• 收货地址——如果发现从平台同步过来的订单地址有误，可以修改。仅当订单处于待处理或被拒绝状态时才能修改。
• 订单中每个产品的设计 / 个性化内容——例如更换印刷图片、修改产品上的刻字。
• 您自己的备注（与客户备注不同）——用于给运营团队额外留言，例如“改用白色 T 恤，不要黑色”。

💰 已付款的订单被修改时——例如更改地址导致运费变化，或运营团队按您的要求增加/移除印刷位置——系统只补扣或退还差额部分，不会重新计算整个订单。当您更改地址时，系统会立即明确提示，例如 “Shipping address updated — shipping costs $2.00 more, charged to your wallet” 或 ”… $2.00 shipping refunded to your wallet”；如果改为相同运费档位的地址，则不会有任何变化。所有调整都会显示在钱包记录中，备注为 “Price change on order …”。

如果订单中的某个产品数量较多，但每件需要不同的设计/个性化内容（例如刻名字的项链，每条刻不同的名字），您可以将该行拆分为多个单独的行，每行各自调整内容。想合并回去时，点击 合并。

复制订单（重新发送）

想创建一个与旧订单完全相同的订单（例如客户再次下单，或因出现差错需要重新发送）——进入旧订单详情，点击 复制。系统会创建一个包含完整客户信息和产品的新草稿，您可按需修改，然后像往常一样提交。

查找订单

在 订单 列表中，使用 搜索 框按订单号或客户姓名查找——也可以一次粘贴多个订单号（每行一个）进行查找。还可以按店铺、平台、状态、日期范围进一步筛选。

🕒 日期范围按美国时间计算（美国西海岸，PDT/PST——与 eBay Seller Hub 显示的时间一致），并按客户在平台上下单的日期计算，因此每天的订单数与平台一致。越南时间比美国时间快 14–15 小时：美国 10 月 30 日晚上 9:25 下的订单（越南时间 10 月 31 日上午 11:25）算在 10 月 30 日。因此在越南的上午或中午，今天 按钮选中的仍是越南日历上的昨天。

如需导出列表以便保存或发给他人，点击 导出 XLSX 下载 Excel 文件。文件中的 Order Date 列同样按美国日期。

看懂订单列表

• 店铺 列显示订单所属的店铺（点击可跳转到店铺页面），并附上平台上的状态（例如 Awaiting shipment、Paid）以及客户在平台上支付的金额。
• 状态与总额 列在一行内显示订单在 Inkica 的状态和 Inkica 收取的金额：商品价格 + 配送类型 + 运费。配送类型为 标准、优先、特快 或 自发货（由您自备运单）。如果订单总额与商品价格加运费不一致（例如有附加费），差额会显示在这一行末尾。将鼠标悬停在这一行上可查看完整说明。
• 日期 列显示订单同步到 Inkica 的时间（Synced …）。来自平台的订单还会多一行 Ordered …——客户在平台上下单的时间，按美国时间显示（例如 Ordered Oct 30, 9:25 PM PDT），方便与 Seller Hub 对照。订单详情页标题下方也会显示这个时间。
• 状态标签下方有三个计数按钮——点击即可快速筛选对应的分组，再次点击取消筛选：
  • 可履约——订单已就绪，可立即点击 履约。
  • 需映射——订单中还有未匹配的产品，需要先匹配产品。
  • 需确认发货——TikTok 订单正等待您确认发货。
• 每个店铺的 订单 页面（店铺详情中的订单标签页）有完全相同的筛选器和计数按钮。

订单发送给工厂之后

这部分由运营团队（Admin/Support）处理——您只需跟踪即可。订单会自动经过以下节点：

已创建 → 已确认 → 处理中 → 已发货 → 已送达（如果订单被取消则为 已取消）

这些节点会自动更新，无需您做任何操作。获得运单号（tracking）后，该单号也会自动回传给平台——客户可以直接在自己的订单上看到 tracking。

💵 对于平台订单，订单详情页还有一个金额区块：买家支付、您的收入（扣除平台费用后的预估）和 预计利润（＝您的预计收入减去 Inkica 总费用）。eBay 订单有单独的区块 买家支付 / 订单收入。这些都是预估值——eBay 可能尚未记入该订单的费用（广告费通常在售出几分钟后才出现），因此收入可能还会减少。

如果订单被拒绝

运营团队发现问题时（例如设计侵权、地址无效）可以拒绝订单——您会收到通知并附上原因。无需创建新订单：

1. 进入订单详情，修改被指出的地方（例如点击收件人地址部分的 编辑）。
2. 点击 履约——会打开 重新提交订单 面板，显示被拒绝的原因、订单中的产品和费用。
3. 点击 重新提交，重新提交给运营团队审核。

之前已付款的订单，重新提交不会再次扣款——只有当您修改了会影响价格的内容（例如改为不同运费档位的地址，或更改配送速度）时，钱包才会按上一节所述补扣或退还差额。

来自 TikTok Shop 的订单

如果您的 TikTok 店铺设置为由 TikTok 负责运输（TSS），订单需要您先确认，系统才会帮您购买运单——直接在订单列表中该订单所在行点击 确认发货（或在该行的 ⋮ 菜单中，或在订单详情中）。想查看所有等待这一步的订单，请点击列表上方的 需确认发货 按钮。如果您已经在 TikTok Seller Center 里自行点击了 Ship，则无需此步骤，系统会自动识别。

常见问题

自动通知

在以下情况下，您会在系统内（无需刷新页面）收到通知：有新订单、订单成功发送给工厂、运单购买完成、钱包被扣款、订单被拒绝。完整历史请见通知。

想更深入了解工厂处理订单的流程（面向运营团队），请见 fulfillment-user-guide.md。

◀ 创建待售产品 · 目录 · 下一页：快速发货 ▶