3. Xử Lý Đơn Hàng
Đơn hàng về hệ thống bằng cách nào?
- Tự động từ sàn (phổ biến nhất) — sau khi bạn kết nối shop, khách mua bên sàn xong thì đơn tự về Inkica. Không cần làm gì.
- Tự tạo tay — vào Create Order, chọn sản phẩm (đã tạo trước đó), nhập địa chỉ khách, rồi bấm Submit.
- Nhập nhiều đơn cùng lúc bằng file Excel — xem chi tiết bên dưới.
💰 Tiền chỉ bị trừ khi đơn được Submit (hoặc import xong) — trước đó chưa mất gì. Nếu đơn sau đó bị huỷ, tiền tự hoàn lại vào ví.
🖼️ [ẢNH: màn hình Create Order]
Lưu nháp & quay lại sau
Đang tạo đơn tay mà chưa xong, bạn có thể bấm Save draft ở bất kỳ bước nào — đơn được lưu lại, chưa mất tiền, chưa gửi đi đâu cả.
Đơn nháp hiện trong danh sách Orders với nhãn Draft. Bấm vào đơn đó → Continue để sửa tiếp, hoặc Delete draft nếu không cần nữa.
Nhập nhiều đơn bằng Excel
- Chuẩn bị file Excel — mỗi dòng là 1 sản phẩm. Cột bắt buộc: mã đơn, SKU sản phẩm, số lượng, tên khách, SĐT, địa chỉ, thành phố, tỉnh/bang, mã bưu điện.
- Bấm Import, chọn file — hệ thống xem trước (chưa tạo đơn thật), báo dòng nào lỗi và kiểm tra ví có đủ tiền không.
- Sửa lỗi nếu có, tải lại.
- Bấm Import thật — hệ thống tạo đơn, trừ tiền, và tự chọn xưởng in.
Import lại đúng file cũ (đã sửa thêm vài dòng) sẽ không tạo trùng — dòng nào đã tạo trước đó tự động bỏ qua.
🖼️ [ẢNH: màn hình Import Excel]
Khớp sản phẩm cho đơn (nếu cần)
Mỗi món hàng trong đơn cần khớp với đúng 1 sản phẩm bạn đã tạo. Nếu SKU đó từng khớp trước đây, hệ thống tự làm luôn. Nếu là SKU mới, đơn sẽ hiện dấu “chưa khớp” — vào chi tiết đơn, chọn đúng sản phẩm cho nó. Từ lần sau SKU này tự khớp.
⚠️ Đơn còn sản phẩm chưa khớp thì team vận hành chưa gửi được cho xưởng in.
🖼️ [ẢNH: 1 sản phẩm “chưa khớp” trong chi tiết đơn]
Sửa đơn trước khi gửi xưởng
Miễn đơn chưa được gửi cho xưởng in, bạn vẫn sửa được vài thứ ngay trong chi tiết đơn:
- Địa chỉ giao hàng — sửa nếu phát hiện đơn sync từ sàn bị sai địa chỉ. Chỉ sửa được khi đơn đang chờ xử lý hoặc bị từ chối.
- Thiết kế / nội dung cá nhân hoá của từng sản phẩm trong đơn — ví dụ đổi lại ảnh in, sửa tên khắc trên sản phẩm.
- Ghi chú riêng của bạn (khác với ghi chú của khách) — dùng để nhắn hướng dẫn thêm cho đội vận hành, ví dụ “đổi màu áo trắng thay vì đen”.
🖼️ [ẢNH: chi tiết đơn — ô “Your note” và nút sửa địa chỉ]
Nếu 1 sản phẩm trong đơn có số lượng nhiều nhưng mỗi cái cần thiết kế/cá nhân hoá khác nhau (ví dụ vòng cổ khắc tên, mỗi cái 1 tên khác), bạn có thể Split dòng đó thành nhiều dòng riêng, mỗi dòng tự chỉnh nội dung. Muốn gộp lại thì bấm Merge.
Nhân bản đơn (gửi lại)
Muốn tạo 1 đơn giống hệt đơn cũ (ví dụ khách đặt lại, hoặc bạn cần gửi lại vì có sai sót) — vào chi tiết đơn cũ, bấm Duplicate. Hệ thống tạo ra 1 bản nháp mới với đầy đủ thông tin khách + sản phẩm, bạn chỉnh lại nếu cần rồi Submit như bình thường.
Tìm đơn hàng
Trong danh sách Orders, dùng ô Search để tìm theo mã đơn hoặc tên khách hàng — dán nhiều mã đơn cùng lúc (mỗi mã 1 dòng) cũng tìm được luôn. Có thể lọc thêm theo shop, sàn, trạng thái, khoảng ngày.
Cần xuất danh sách ra file để lưu/gửi cho ai đó, bấm Export để tải về Excel.
🖼️ [ẢNH: thanh tìm kiếm + bộ lọc trên trang Orders]
Sau khi đơn được gửi cho xưởng in
Phần này đội vận hành (Admin/Support) xử lý — bạn chỉ cần theo dõi. Đơn sẽ tự đi qua các mốc:
Đã nhận đơn → Đang in → In xong → Đang đóng gói → Đã đóng gói → Đã gửi hàng → Giao xong
Các mốc này tự cập nhật, không cần bạn làm gì. Sau khi có mã vận chuyển (tracking), mã đó cũng tự động báo về sàn — khách hàng thấy tracking ngay trên đơn hàng của họ.
🖼️ [ẢNH: timeline các mốc trạng thái trong 1 đơn]
Nếu đơn bị từ chối
Đội vận hành có thể từ chối 1 đơn nếu phát hiện vấn đề (ví dụ thiết kế vi phạm bản quyền, địa chỉ không hợp lệ) — bạn sẽ nhận thông báo kèm lý do. Sửa lại rồi bấm Resubmit để gửi lại, không cần tạo đơn mới.
Riêng đơn từ TikTok Shop
Nếu shop TikTok của bạn để TikTok tự lo vận chuyển (TSS), đơn cần bạn xác nhận trước khi hệ thống mua nhãn giúp — vào chi tiết đơn, bấm Confirm shipping. Nếu bạn đã tự bấm Ship bên TikTok Seller Center rồi thì không cần làm bước này, hệ thống tự nhận ra.
Sự cố thường gặp
| Gặp phải | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Đơn cứ ở “chưa khớp” mãi | Chưa ai chọn sản phẩm đúng cho nó | Vào đơn, chọn sản phẩm tay |
| Bị trừ tiền nhưng không thấy đơn đâu | Đơn có thể đang ở dạng nháp (chưa Submit) hoặc đã bị từ chối | Kiểm tra lại lịch sử ví và trạng thái đơn |
| Khách nói chưa nhận hàng dù hệ thống báo đã giao | Có sai lệch dữ liệu tracking | Kiểm tra mã tracking trực tiếp trên trang hãng vận chuyển |
| Đơn bị lỗi in/thất lạc/… | Cần đội vận hành xem lại và hoàn tiền | Xem Yêu cầu hoàn tiền |
| Muốn huỷ 1 đơn đã tạo (chưa gửi xưởng) | Hiện chưa có nút tự huỷ cho Seller | Liên hệ đội vận hành để huỷ giúp |
Thông báo tự động
Bạn sẽ nhận thông báo ngay trong hệ thống (không cần F5 lại trang) khi: có đơn mới, đơn được gửi xưởng thành công, mua nhãn vận chuyển xong, ví bị trừ tiền, đơn bị từ chối. Xem đầy đủ lịch sử ở Thông báo.
🖼️ [ẢNH: chuông thông báo]
Muốn hiểu sâu hơn quy trình xưởng in xử lý đơn thế nào (dành cho đội vận hành), xem fulfillment-user-guide.md.